Το πλάνο επιχειρησιακής συνέχεια δεν έχει καμία αξία χωρίς το σχεδιασμό κατάλληλης στρατηγικής επικοινωνίας. Η στρατηγική σας θα έπρεπε να εστιάζει στο: Ποιος πρέπει να το ξέρει, γιατί, πότε και πως. Ας τα δούμε αναλυτικά.

 

Όλοι γνωρίζουμε ότι το πλάνο επιχειρησιακής συνέχειας είναι πλέον περισσότερο από απαραίτητο για όλους τους τύπους των επιχειρήσεων που εστιάζουν στην εδραίωση της ανθεκτικότητας και της αδιάλειπτης λειτουργίας υπό οποιεσδήποτε συνθήκες.

Σε κάθε περίπτωση, η επιχείρησή σας πρέπει να έχει ένα σωστά καταγεγραμμένο και εξονυχιστικά δοκιμασμένο πλάνο. Η επικοινωνία είναι μέρος αυτού του πλάνου, καθορίζοντας τι πρέπει να κάνει κάθε εμπλεκόμενο μέλος πριν την εκτέλεση του πλάνου, κατά τη διάρκεια εκτέλεσής του και μετά από αυτή. Περιλαμβάνει, επίσης, λεπτομέρειες σχετικά με το τι πρέπει να κοινοποιηθεί, σε ποιον, γιατί και με τι μέσα.

Ακολουθεί μια στρατηγική 5 σημείων που θα σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά τις λεπτομέρειες του πλάνου προς όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.

Σημείο 1: Κοινοποιήστε ΚΑΘΕ λεπτομέρεια στην ανώτατη διοίκηση

Η ανώτατη διοίκηση της επιχείρησής σας πρέπει να είναι ενήμερη για κάθε λεπτομέρεια του πλάνου, συμπεριλαμβανομένης και της επικοινωνίας. Είναι προφανώς κρίσιμο το πλάνο σας να ανταποκρίνεται στους επιχειρησιακούς στόχους και να είναι σε συνάρτηση με όλα τα προαπαιτούμενα ασφαλείας έναντι σε ενδεχόμενη παραβίαση δεδομένων και πληροφοριών.

Σημείο 2: Κοινοποιήστε τη σπουδαιότητα του πλάνου σε επιλεγμένα άτομα

Να είστε προετοιμασμένοι ότι δεν θα ασπάζονται όλοι εντός του οργανισμού σας, τη σπουδαιότητα και την αξία του πλάνου σας. Για να ξεπεράσετε αυτό το σκόπελο, πρέπει να συνεργαστείτε με τους σωστούς ανθρώπους, εκείνους που βρίσκονται σε στρατηγικές θέσεις σε κάθε τμήμα/επιχειρηματική μονάδα.

Σημείο 3: Κοινοποιήστε στους εργαζομένους μόνο τις πιο σημαντικές πτυχές – όχι απαραίτητα κάθε λεπτομέρεια

Οι εργαζόμενοι που βρίσκονται σε μη-διοικητικές θέσεις μπορεί κάποιες φορές να αντιμετωπίσουν δυσκολία στην αναγνώριση των λεπτομερειών του πλάνου σας. Επομένως, πρέπει να τους κοινοποιείτε μόνο ό,τι είναι σημαντικό. Μην τους φορτώνετε με πληροφορίες και μην περιμένετε να είναι σε θέση να αξιολογούν τα πάντα με σωστό τρόπο. Σε κάθε περίπτωση, καταγράψτε όσα τους κοινοποιείτε και κρατήστε αυτή την πληροφορία εύκολα προσβάσιμη από όλους κάθε στιγμή.

Σημείο 4: Εκπαιδεύστε το προσωπικό σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης

Είναι σημαντικό να κατανοεί το προσωπικό σας όχι μόνο ότι πρέπει να κάνουν συγκεκριμένα πράγματα αλλά επίσης γιατί πρέπει να τα κάνουν. Γνωρίζοντας το «γιατί» θα τους κάνει πιο υπεύθυνους και τα αποτελέσματα θα είναι καλύτερα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Γι’ αυτό, εκπαιδεύστε το προσωπικό για τις ενέργειες που πρέπει να ακολουθήσει σε περίπτωση καταστροφής ανεξάρτητα αν είναι λοιμός, σεισμός ή κατακλυσμός. Εκπαιδεύστε τους τόσο για την προσωπική όσο και για την ομαδική τους ασφάλεια. Μιλήστε μαζί τους αναφορικά με αποτελεσματικές στρατηγικές απόκρισης και πιθανές επιπτώσεις για τις οποίες θα έπρεπε να είναι προετοιμασμένοι.

Σημείο 5: Αξιολογήστε και επιβεβαιώστε τα εργαλεία επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε

Δοκιμάστε τις παραπάνω ενέργειες με ποικίλα κανάλια επικοινωνίας και επιλέξτε τα πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά ώστε να τα χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Σκεφτείτε την ασφάλεια, την προσβασιμότητα, την ευκολία στη χρήση και τη συνδεσιμότητα. Μην αποκλείσετε κανάλια μη ασφαλούς επικοινωνίας. Σε δύσκολες καταστάσεις, τέτοια κανάλια μπορεί να αποδειχθούν κάτι παραπάνω από χρήσιμα.

Έχετε περισσότερες ερωτήσεις για την επιχειρησιακή συνέχεια; Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με την ομάδα της Lamda Hellix.